TERMES & CONDITIONS
Bon, c'est l'aspect légal pas drôle... Mais lisez quand même
attentivement nos conditions, SVP ! On reste toujours disponibles pour
discuter entre humains, elles ne sont là que pour nous protéger mutuellement des abus
- mais ce ne sera pas nécessaire entre nous, on en est sûrs 😉
Conditions générales de vente
Article 1 : Conditions applicables
Le présent contrat remplace tout accord, arrangement ou contrat antérieur, écrit ou non-écrit, conclu entre les parties et se rapportant au même objet. Toute convention dérogatoire ou complémentaire au présent contrat devra être constatée par écrit. Les intitulés des articles du présent contrat ne figurent que pour plus de commodité et n'affectent en aucune manière le sens des dispositions auxquelles ils font référence. Aucun fait de tolérance prestataire ne saurait constituer une renonciation de sa part à l'une quelconque des dispositions du présent contrat. Le client faisant appel aux services de SoWhat! Studio reconnaît, en signant notre devis, avoir pris connaissance et accepté sans réserve les conditions générales et spécifiques de vente suivantes.
Le client renonce expressément à ses propres conditions générales de vente et d'achat, même si celles-ci ont été établies postérieurement aux présentes conditions générales de vente. Pour être valable, toute dérogation doit être expressément convenue au préalable par écrit.
Article 2 : Facturation et règlement
Les factures d'abonnement émises par SoWhat! Studio, étant émises tous les mois à la même date, sont à régler dans les trois jours calendrier, à défaut de quoi des frais de rappel de cinq euros seront comptabilisés, ainsi qu'un intérêt de retard de dix pourcent par semaine de retard. Ainsi, un abonnement de trente euros non-réglé après quatre semaines se verra majoré d'une pénalité de cinq euros + trois euros par semaine de retard, soit quarante-sept euros à régler.
Les factures ponctuelles (hors abonnement) émises par SoWhat! Studio sont à régler dans les quatorze jours calendrier, à défaut de quoi des frais de rappel de cinq euros seront comptabilisés, ainsi qu'un intérêt de retard de dix pourcent par semaine de retard. Ainsi, une facture de cent euros non-réglée après quatre semaines se verra majorée d'une pénalité de cinq euros + dix euros par semaine de retard, soit cent quarante-cinq euros à régler.
Si le montant dû n'est toujours pas réglé après un mois calendrier,
SoWhat! Studio se réserve le droit de couper les accès du client à ses services, et de recourir à tout service extérieur de recouvrement qu'il estimerait utile afin de faire valoir ses droits. Tous les frais inhérents sont à charge du client.
Toute réclamation liée à une facture doit être introduite par courrier recommandé ou par votre portail utilisateur endéans les trois jours calendriers, à défaut de quoi elle sera exigible dans les délais et conditions définis ci-dessus.
Article 3 : Responsabilités
Les différents fournisseurs auxquels fait appel SoWhat! Studio restent seuls responsables de l'accessibilité, de la sécurité, de la maintenance et des sauvegardes inhérentes à leurs différents services. SoWhat! Studio ne peut être tenu responsable de manquement à ces niveaux, ni de la politique tarifaire desdits fournisseurs.
Le client est seul responsable, sauf convention écrite contraire, des contenus qu’il fournit à SoWhat! Studio. Il est tenu de les fournir endéans les 7 jours calendrier, afin de permettre la bonne exécution de la commande.
SoWhat! Studio est en charge de la bonne mise en place des points explicités sur le devis, basés sur une démonstration effective faite au client au préalable. Pour ce faire, SoWhat! Studio propose le meilleur compromis entre les possibilités standard du logiciel utilisé et les besoins du client. Ce n’est qu’en cas de nécessité qu’une personnalisation sera envisagée. SoWhat! Studio a une obligation de moyen mais non de résultat, ne pouvant être tenu responsable des limitations techniques et fonctionnelles du logiciel utilisé et des licences choisies. En accord avec SoWhat! Studio, le client a la possibilité de monter en gamme chez l’éditeur Odoo S.A. pour obtenir de plus amples possibilités de personnalisation.
Le client reste responsable de sa sécurité informatique : mot de passe, protocole, phishing,… SoWhat! Studio attire son attention sur la nécessité d’une sécurité informatique avancée, et précise au client les points de vigilance et d’action, mais ne peut être tenu responsable des éventuels manquements dans la mise ne place de ces conseils.
SoWhat! Studio effectue en permanence un travail de veille, maintient à niveau ses connaissances et pratiques pour proposer au client ses meilleurs conseils et solutions, mais ne peut être tenu pour responsable d’une attaque nouvelle, imprévisible et inconnue.
Article 4 : RGPD & vie privée
Par l’établissement d’un contrat entre les deux parties, le client accepte le traitement par nos soins des données personnelles suivantes : Nom, Prénom, Numéro de téléphone, Adresse postale, Adresse e-mail, Coordonnées bancaires. Ceci uniquement aux fins de pouvoir bien exécuter le contrat, lui rendre le service demandé et émettre sa facture.
SoWhat! Studio utilise uniquement des sous-traitants tenus au RGPD et/ou cryptés, afin de maintenir la confidentialité des données récoltées. Aucune donnée n’est revendue ni cédée en aucune manière à quelque tiers que ce soit.
Article 5 : Validité des offres
Sauf stipulations contraires et écrites, le délai de validité de nos offres est de 1 mois à dater de leur émission.
Article 6 : Commandes
Tout devis signé par le client devient un bon de commande ferme et irrévocable (hors exceptions mentionnées dans les présentes conditions générales de vente), qui entraîne le paiement dans les sept jours calendrier par le client d’un acompte égal à 50 % du montant TVAC de sa commande.
En cas d’annulation unilatérale d’une commande par le cocontractant avant le début de l’exécution de celle-ci, nous nous réservons le droit d’exiger une indemnité égale à 30% du montant total de la commande.
En cas d’annulation unilatérale d’une commande par le cocontractant après le débit de l’exécution de celle-ci, nous nous réservons le droit d’exiger une indemnité égale à 30% du montant total de la commande majorée de l’entièreté des frais (biens et services) déjà engagés.
Tout bon de commande qui nous est confié ne nous engage qu’après confirmation écrite de notre part. En effet, les modifications apportées par le client à son bon de commande ou à notre offre ne seront valables qu’à la condition que nous les ayons acceptées et confirmées par écrit.
Ledit bon de commande mentionne expressément le cadre et les limites particulières de notre travail, et supplante en ce sens les présentes conditions générales de vente si des mentions venaient à en différer. Il mentionne également une limite maximale en nombre d’heures de travail, dont le décompte peut être consulté par le client sur son portail en temps réel.
En cas de demandes dépassant le cadre du devis initial, un nouveau devis sera rédigé pour l’excédent. Ceci inclut les cas où le devis initial n’incluait pas une fonction que le client estime nécessaire par la suite. Seules sont comptabilisées et peuvent être exigées les fonctions expressément décrites dans ledit devis.
Article 7 : SPoC
Le client s’engage à mettre à disposition une seule et unique personne, qui dispose des droits de décision et des informations complètes sur tous les points et process relevant de la commande, et à qui tout le savoir et savoir-faire sera transmis. À charge pour cette personne d’assurer la transmission vers ses collaborateurs.
À titre exceptionnel, il est possible d’avoir plus de personnes impliquées dans une réunion ou autre, afin d’optimiser celle-ci sur des points précis, mais cela ne change en rien le rôle du SpoC (Single Point of Contact).
Une formation par SoWhat! Studio peut être prévue, dans un poste à part, pour former un ou plusieurs collaborateurs/services à un ou plusieurs points liés à l’intervention de SoWhat! Studio, mais c’est explicitement déconseillé afin de maximiser la connaissance et l’expertise en interne.
Article 8 : Délais de fourniture
Les délais fixés pour nos prestations ou livraisons ne sont donnés, sauf stipulation contraire, qu’à titre indicatif. Si un délai est impératif, il doit clairement être spécifié comme tel sur le bon de commande.
Dans ce cas, l’acheteur peut, lorsque la livraison subit un retard, prétendre à une indemnisation sans que celle- ci puisse excéder 10% du prix global de la commande. Même dans ce cas, les circonstances suivantes nous libèrent de nos délais :
- Les cas de force majeure (en ce compris, notamment, les pandémies, grèves, incidents d'ordre technique, retard du fournisseur et pénurie de main-d’œuvre) ;
- Si les conditions de paiement ne sont pas respectées ;
- Si des changements sont décidés par le client en cours de travail ;
- Si le client ne nous fournit pas les informations souhaitées endéans le délai spécifié, ou à défaut un délai raisonnable pour le bon accomplissement de notre mission.
Par expérience, SoWhat! Studio propose exclusivement des prestations découpées en petits blocs plus simples à implémenter et à prendre en main par les utilisateurs. Si, pour une raison quelconque, le client exige une implémentation plus massive, SoWhat! Studio ne peut être tenu pour responsable des conséquences négatives en terme d’acceptation (résistance au changement, complexité des process,…) ou d’implémentation (retards, incompatibilités, soucis techniques,…).
Le client s’engage à livrer les informations nécessaires au projet dans les 7 jours calendrier suivants la signature du devis (sauf mention contraire explicite et écrite). Ceci comprend les accès à tout logiciel, bâtiment,… nécessaire à la bonne exécution de la mission. Si, passé ce délai par défaut ou spécifique au projet, le client n’a pas fourni à SoWhat! Studio les informations nécessaires au démarrage de son projet, la commande peut être annulée unilatéralement par SoWhat ! Studio et des dommages égaux à 30 % du montant de la commande exigés, notamment mais non exclusivement en dédommagement du temps déjà passé, du temps immobilisé et du manque à gagner.
Article 9 : Livraisons et transports de biens et services
Les marchandises doivent en principe être enlevées par l’acheteur au siège de notre société, dans le délai fixé. Lorsque la livraison nous incombe, celle-ci s’effectue par le moyen de notre choix, sauf convention écrite contraire.
Dans ce cas, les marchandises voyagent aux frais, risques et périls du client, sauf dol ou faute lourde dans notre chef ou celui de nos préposés. Ceci reste valable en cas de réparation ou autre occasion où le client nous confie son matériel et nous charge de son transport.
Si l'acheteur omet ou refuse de prendre livraison des marchandises commandées, nous nous réservons le droit d'exiger l'exécution du contrat ou de considérer, après mise en demeure préalable, le contrat comme étant résilié de plein droit. Dans ce dernier cas l'acheteur nous sera redevable, de plein droit et dans les huit jours après la notification de cette résiliation, d'une indemnité forfaitaire à concurrence de 30% du prix de vente.
La livraison du logiciel de gestion se fait par étapes successives, à charge pour le client de tester et valider les implémentations au fur et à mesure et à charge pour SoWhat! Studio d’adapter le logiciel en fonction, dans la mesure du techniquement possible et dans le cadre de la commande.
Le suivi du travail s’effectue dans les tâches du projet, accessibles en ligne au client via son portail sur le site de SoWhat! Studio. Le client s’engage à n’interagir que via ce canal (mise en ligne de documents, photos,…, conversations, demandes, questions,…), tâche par tâche, et s’abstient de passer par un « chat » privé ou « fourre-tout », quelqu’en soit le medium.
Lors de chaque livraison, le client a une semaine calendrier pour tester les fonctions et modifications apportées et émettre des réserves sur celles-ci. Passé ce délai et/ou hors ce champ d’application (par exemple, demandes concernant des fonctions implémentées pendant une étape précédente), SoWhat! Studio n’est pas tenu de modifier le logiciel, mais peut proposer un devis complémentaire au client.
La livraison du site web se fait en deux étapes : une première livraison, une prise en compte des remarques, puis une livraison ultime suite à laquelle seules des modifications très mineures peuvent encore être apportées en terme de design. Le client a une semaine calendrier supplémentaire pour tester les dernières modifications apportées et émettre des réserves sur celles-ci au niveau fonctionnel.
Article 10 : Post-livraison et support
Passé la période d’implémentation explicitée dans l’article 8, seul le client est en charge de la gestion de son outil. SoWhat! Studio révoque ses accès si nécessaire. En cas de besoin, le client peut solliciter un devis d’intervention pour modifier, corriger, adapter, améliorer,… le logiciel.
Un service de support est proposé dès le départ, prenant cours à la livraison de chaque étape, point, tâche, fonction,... en ce qui la concerne et pour la durée définie. Ce service inclut les corrections de souci liés aux personnalisations, aux réponses aux questions d'utilisation et le suivi des tickets déjà ouverts chez un fournisseur, et ne couvre donc pas l’ajout de fonctionnalités non-prévues dans le dossier initial, la réponse à des questions déjà répondues ni la création et le suivi de nouvelles demandes d'aide extérieure. Sans avoir contracté ce service, le client ne peut réclamer de SoWhat! Studio d’intervention sur le logiciel, l’ayant préalablement validé en n’émettant pas de réserve à la livraison.
Suite à la livraison, toute question, suggestion, demande, remarque, ou signalement de souci technique ou fonctionnel doit impérativement passer par le service « Helpdesk » mis en place par SoWhat! Studio et accessible en ligne via son site. Le client s’engage à utiliser exclusivement ce canal pour tout ce qui relève d’un point livré (statut « En production » ou supérieur dans le projet sur le portail).
Ultérieurement, le client peut demander un devis personnalisé lui ouvrant le même service de support pour une période de son choix. Sans un tel contrat, SoWhat! Studio ne pourra intervenir pour aider le client sur son logiciel.
SoWhat! Studio s’engage à fournir au client disposant de son service de Support une première analyse endéans les 7 jours ouvrés, hors-congés signalés au client à la création du ticket. Pour le client n’en disposant pas ou pour toute demande hors-support, un devis d’intervention en régie dont le montant en heures est estimé au mieux (mais sujet à changement) sera fourni dans les 7 jours. En le signant, le client s’engage pour le tarif horaire mentionné, SoWhat! Studio lui mentionnant tout dépassement du montant d’heures initial et demandant son accord pour la poursuite du travail.
Article 11 : Clause de réserve de propriété
Le vendeur conserve son droit de propriété sur les marchandises et prestations vendues jusqu’au paiement intégral du prix et de ses accessoires (frais éventuels, intérêts et pénalités). En conséquence, l’acheteur s’interdit expressément de vendre, céder, donner en gage et en général aliéner les biens ou services faisant l’objet du contrat, avant
apurement de son compte. Le vendeur pourra se prévaloir de la présente clause de réserve de propriété huit jours après l’envoi d’une mise en demeure de payer, par lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail, adressée à l’acheteur et restée sans effet. Les marchandises devront alors être restituées au vendeur immédiatement et sur simple demande, et les services pourront être coupés. L’acheteur restera néanmoins seul tenu de la perte, même par cas fortuit ou force majeure, des marchandises vendues.
SoWhat! Studio reste propriétaire de tous les développements effectués. Il est donc explicitement interdit de revendre toute personnalisation effectuée par nos soins à des tiers sans accord préalable.
Par ailleurs, le client accepte explicitement que SoWhat! Studio utilise sa dénomination commerciale et juridique, son image (logo, couleurs,…) et ses URL publiques pour effectuer sa propre promotion ultérieurement, sans demande complémentaire.
Article 12 : Clause salvatrice
La non-validité ou l'illégalité d'une des clauses prévues dans les contrats (conditions spécifiques et générales) convenues entre parties, n’entraîne aucunement une invalidité ou une nullité des autres conditions du contrat conclu entre parties - clauses restant intégralement valables.
Article 13 : Rupture, litiges et tribunaux compétents
En cas d'incapacité de travail, par suite de maladie ou d'accident, SoWhat! Studio se réserve le droit de mettre un terme au projet, et/ou de modifier le calendrier en cours sans qu'il ne puisse être exigé par le client le versement d'indemnités. Il est admis que le prestataire se doit d'avertir le client dès le premier jour ouvrable de son incapacité. Dans le cas d’une interruption définitive du projet, le montant dû par le client est égal au montant de la commande, au prorata du travail total effectué. Si le montant déjà perçu par SoWhat! Studio dépasse ce montant, le trop-perçu est remboursé au client.
Le présent contrat est soumis au droit belge. Tout différend lié à l'interprétation, l'exécution ou la validité du présent contrat sera soumis à la compétence exclusive du tribunal de commerce relevant du siège de SoWhat! Studio. La langue appliquée est le français.
Conditions spécifiques pour toute commande
d'éléments graphiques et créatifs (branding, site web,...)
Article 1 : Principe de cession
La reproduction et la réédition des créations du prestataire sont soumises à la perception de droits d'auteur selon la loi du 11 mars 1957. La cession de ces droits ne concerne que l'utilisation spécifiquement prévue. Toute utilisation ultérieure ou différente nécessite une nouvelle convention. Les modifications ou interprétations d'une création graphique ne peuvent être faites, en aucun cas, sans le consentement du prestataire. La signature ne peut être supprimée sans l'accord du prestataire. Une idée proposée par le client ne constitue pas, en soi, une création.
Article 2 : Droits de reproduction et de diffusion
Les droits de reproduction et de diffusion sont calculés en fonction de la diffusion de la création. Ils peuvent être cédés forfaitairement ou partiellement. Chaque adaptation différente de l’œuvre originale faisant l'objet d'une nouvelle cession de droits d'auteur. Pour chaque nouvelle édition, le montant des droits doit être réactualisé. Les droits sont cédés dans le périmètre temporel et géographique du présent contrat et ne sauraient en excéder cette limite. Pour permettre au client d'exploiter librement la prestation fournie dans le cadre de son activité, l'ensemble des droits patrimoniaux relatifs à la création du prestataire, au titre du projet seront entièrement et exclusivement cédés au client, et ce pour la diffusion sur les supports spécifiquement adressés lors de la commande, lors du paiement effectif de l'intégralité des honoraires dus.
Article 3 : Engagement des parties
Le devis signé par le client vaut exclusivement pour acceptation des conditions générales et spécifique de vente, et fait office de bon de commande. Celui-ci doit s'accompagner du paiement de 50 % du prix global des prestations à fournir. Aucun travail ne débutera sans ces deux conditions soient remplies (devis signé, 50 % du montant global payé). D'une façon générale, le client et le prestataire s'engagent à collaborer activement afin d'assurer la bonne exécution du contrat.
Chacun s'engage à communiquer toutes les difficultés dont il aurait connaissance, au fur et à mesure, pour permettre à l'autre partie de prendre les mesures nécessaires.
Pour permettre au prestataire de réaliser sa mission, le client s'engage à :
- Établir un cahier des charges détaillé qui ne subira plus de modification, sauf accord des parties, après avoir été approuvé par le prestataire. Dans le cas où des modifications impliqueraient un remaniement substantiel du cahier des charges initial, ces dernières seront facturées en sus du devis initial.
- Remettre au prestataire un bon de commande ou une confirmation écrite (datée et signée) en conformité avec les termes du barème ou du devis présenté.
- Fournir tous les éléments documentaires graphiques et textuels nécessaires à la bonne réalisation du contrat (notamment dans les bons formats exploitables en fonction des supports visés) et signaler au prestataire tous ceux de ces éléments qui ne sont pas dans le domaine public en sorte que le prestataire soit constamment en mesure d'envisager si nécessaire l'acquisition des droits de reproduction y afférents. Seule la responsabilité du client est engagée à ce titre.
- Collaborer activement à la réussite du projet en apportant au prestataire dans les délais utiles toutes les informations et documents nécessaires à la bonne appréhension des besoins et à la bonne exécution des prestations.
- Se conformer strictement aux préconisations techniques et créatives faites par le prestataire.
- Garantir le prestataire contre toute action qui pourrait lui être intentée du fait du caractère des données ou informations (textes, images, sons) qui auraient été fournies ou choisies par le client.
- Régler dans les délais précis les sommes dues au prestataire.
- Informer le prestataire d'une éventuelle mise en concurrence avec d'autres prestataires. Il est d'usage de remettre au prestataire plusieurs exemplaires des créations réalisées.
Le prestataire s'engage à :
- Intervenir au besoin dans l'élaboration du cahier des charges, conjointement avec le client.
- Ce que ses créations soient juridiquement disponibles et ne soient pas grevées de droit des tiers, salariés ou non du prestataire, pour les utilisations prévues au titre du contrat.
- Informer de manière régulière et efficace le client de l'avancée de la réalisation du contrat et ce, notamment, au travers de validations soumises au client.
- Conserver strictement confidentiel l'ensemble des informations et documents de quelque nature que ce soit relatifs au client, auxquels il aurait pu avoir accès dans le cadre notamment de l'exécution de la présente mission, au titre de la confidentialité et pendant toute la durée des présentes et même après leur cessation pour quelque cause que ce soit.
Article 4 : Règlement
Les honoraires doivent être réglés au plus tard à l'échéance du mois de la facturation et non pas selon la réglementation commerciale fournisseur, par virement ou espèces. Le prestataire demandera un acompte de 50 % du montant total taxes inclues (TTC) lors de la commande et éventuellement un second acompte de 10 % du montant total HT lors de l'acceptation de la maquette, le cas échéant.
Tout retard de paiement au-delà de 14 jours calendrier à compter de la date d'émission de la facture entraînera de plein droit, en application de la loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008, des pénalités de retard égales à 13 % du montant HT. Frais annexes : Les fournitures, telles que composition typographique, tirages photos, films résultant du flashage numérique, impressions en couleur, et tous éléments nécessaires à la réalisation du travail ne sont pas compris dans le montant des honoraires de création. Les déplacements nécessaires à la bonne réalisation du contrat seront également facturés au client.
Article 5 : Droits de publicité
Au titre du droit moral du prestataire sur sa création, le client autorise le prestataire à faire mention de cette création comme exemple des réalisations du prestataire sur les documents commerciaux et publicités de SoWhat! Studio.
Sauf mention contraire explicite du client, le prestataire se réserve la possibilité d'inclure dans la réalisation une mention commerciale indiquant clairement sa contribution, telle la formule « Créé.e par SoWhat! Studio », assortie lorsque le support le permet d'un lien hypertexte pointant vers le site commercial de son activité. Il est convenu qu'en cas d'opération spécifique du client, et uniquement dans le cadre de la bonne marche de son activité, le client pourra demander un délai de confidentialité au prestataire qui ne pourra s'appliquer que sur acceptation de ce dernier par courrier avec accusé de réception.
Article 6 : Rupture du contrat
En cas de rupture du contrat avant son terme par le client ou le prestataire, le client s'engage formellement à régulariser et rétribuer les montants relatifs au calendrier en cours, aux postes réalisés ou en cours de réalisation, ainsi qu'aux services complémentaires effectués. L'ensemble des droits d'auteur restent la propriété exclusive et entière du prestataire, à l'exception des données fournies par le client. Les fichiers et données sources créées et utilisées par le prestataire ne sauraient dès lors être revendiquées par le client sans une contribution financière. Les maquettes, et, plus largement, toutes les œuvres originales, restent la propriété de l'auteur, de même que les projets refusés. Ces documents doivent lui être rendus non endommagés et à sa demande.
Limitation des responsabilités : La responsabilité du prestataire concernant les services sera entièrement dégagée à compter de la livraison de la maquette finalisée. Si le présent contrat ne pouvait être réalisé en tout ou en partie, du fait de causes indépendantes de la volonté du prestataire, sa responsabilité ne pourrait être engagée. Dans tous les cas, la responsabilité éventuelle du prestataire, ne pourra entraîner d'indemnités supérieures à la somme versée par le client pour les services prévus au présent contrat. Le prestataire assurera ses prestations en respectant les règles de l'art en usage dans la profession, il est expressément convenu qu'il ne sera tenu qu'à une obligation générale de moyens.
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